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Rights and Resources Group

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1

Montreal, Quebec

Business


Job Description


L’Initiative des Droits et Ressources (Rights and Resources Initiative ou RRI) est une coalition mondiale de plus de 150 organisations engagées à faire progresser les droits relatifs aux terres forestières et aux ressources des peuples autochtones, des communautés locales, des peuples Afro-descendants, et en particulier les femmes au sein de ces groupes. Les membres tirent parti des forces, de l’expertise et de la portée géographique de chacun pour trouver des solutions plus efficaces. RRI s’appuie sur l’expertise des membres de la coalition pour promouvoir le respect des droits locaux sur les terres et les ressources et susciter une réforme progressive des politiques et des marchés.

RRI est coordonnée par le Groupe des droits et ressources (Rights and Resources Group ou RRG), une organisation à but non lucratif basée à Washington, D.C.

Si travailler avec les peuples autochtones, les communautés locales et les peuples Afro-descendants pour garantir leurs droits vous passionne, ou encore travailler pour les droits des femmes et la gouvernance ou la lutte contre le changement climatique, cela pourrait être l'endroit pour vous. RRI fait un travail important pour faire une différence positive à l'échelle mondiale, nationale et locale. Pour plus d'informations sur notre travail inclusif et axé sur les objectifs, visitez
www.rightsandresources.org/fr.
Les personnes de couleur, les personnes des communautés autochtones, locales et afro-descendantes, les femmes et les personnes LGBTQ sont fortement encouragées à postuler.



Assistant·e administratif·ve, Programmes




L’Assistant·e administratif·ve pour les programmes est chargé·e de soutenir les programmes régionaux (Asie, Afrique et Amérique latine) sous la supervision de la Gérante principale pour les programmes et SRM, et en coordination avec les associés régionaux. L’Assistant·e fournira également un soutien spécifique aux autres programmes comme décrit ci-dessous. En fournissant un soutien administratif à ces équipes, l’Assistant·e jouera un rôle fondamental dans le succès des stratégies programmatiques développées au niveaux local, national et mondial avec les Partenaires et Collaborateurs de RRI.

L’Assistant·e contribuera à assurer le respect des procédures administratives institutionnelles et à standardiser le processus de gestion de contrats de l’organisation. La ou le candidat·e idéal·e devrait avoir le souci du détail, être flexible et aimer travailler dans un environnement dynamique. Un engagement envers le travail d'équipe, la communication, la résolution de problèmes et la justice sociale est essentiel, car l’Assistant·e travaillera avec plusieurs équipes au sein de RRG. Elle ou il doit avoir une compréhension interculturelle et être sensible au fait que notre travail implique des personnes de cultures et de positions différentes, ainsi que des personnes d'Afrique, d'Asie et d'Amérique latine qui se situent de part et d’autre de la « fracture numérique. »

Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Washington, DC (États-Unis) ou à Montréal, Québec (Canada).



Les candidats pour Montréal doivent répondre à cette annonce. Pour Washington, DC, veuillez candidater via l’annonce publiée ici :

https://apply.workable.com/j/CBB424CA8C







Les candidatures seront acceptées immédiatement et les entretiens seront menés de manière continue.




Responsabilités principales



1. Contrats des programmes

régionaux
: Soutenir les équipes régionales dans les tâches administratives pour un développement, une mise en œuvre et un suivi efficaces des contrats (60 % du temps divisé à parts égales entre l'Asie, l'Afrique et l'Amérique latine) :


Préparer et mettre en forme les projets de contrat et de budget suivant l'approbation des notes conceptuelles.

Aider à préparer les documents nécessaires utilisés dans le processus contractuel, tels que les documents d'approvisionnement, les modèles de rapports personnalisés et les ordres de travail pour les demandes de traduction.

Construire et maintenir des tableaux de bord de suivi standardisés pour les contrats de chaque équipe. Saisir les détails et les dates d'échéance des contrats et suivre l'avancement des livrables, des paiements et des budgets dans ces tableaux de bord.

Aider à la préparation des demandes de paiement des contrats qui incluent des codes budgétaires précis et les pièces justificatives requises.

Assurer la liaison avec l'équipe Finances et Administration pour assurer le suivi des paiements et résoudre les problèmes. Partager les détails des paiements avec les bénéficiaires et s'assurer que la réception du paiement est documentée.

Mettre en place un système rationalisé pour organiser et archiver les documents et les communications importantes pour les contrats dans SharePoint. Utilisez ce système pour suivre et classer les documents contractuels tels que les rapports financiers, les audits, les formulaires de diligence raisonnable, les factures et les reçus des consultants. Sur demande, examinez ces fichiers pour vérifier les erreurs et la conformité avec les politiques contractuelles de RRG.

Informer de manière proactive des difficultés potentielles dans les processus de contractualisation et de paiement et aider à les résoudre pour améliorer l'efficacité.

Aider à la rédaction et au développement de modèles ou de matériel de formation pour les collaborateurs de RRI.



2. Autre soutien aux programmes régionaux
(10 % du temps)


Assister les équipes régionales pendant les absences temporaires des associés.

Fournir un soutien logistique pour les grandes réunions régionales et mondiales (voyages, planification d'événements et réunions virtuelles) en étroite collaboration avec les associés qui sont les principaux responsables de la logistique des événements.

Au besoin, coordonner des réunions y compris en prenant et distribuant des notes.

Traduire des documents et/ou des textes courts à l’aide d’un logiciel de traduction et les réviser si nécessaire selon les compétences linguistiques.



3. Soutien aux autres programmes de RRG
(30 % du temps)


Préparer les projets de contrat suivant l’approbation des notes conceptuelles.

Formater les budgets et les notes conceptuelles à utiliser dans les contrats.

Etablir des tableaux de bord de suivi pour les contrats

Partager des informations sur les meilleures pratiques en matière de gestion des contrats.



Qualifications:



Diplôme de premier cycle (baccalauréat (CAN)/licence (FR)) en secrétariat ou autre domaine connexe.

1 à 2 ans d’expérience en tant qu’assistant·e administratif·ve ou dans un rôle similaire et un intérêt pour le travail dans le secteur non lucratif qui comprend la gestion des contrats, le financement de programmes et la coordination logistique.

Parfaite maîtrise de l’anglais. Maîtrise professionnelle du français ou de l’espagnol est fortement souhaitée. Toute connaissance de l’indonésien, du portugais ou du swahili serait un atout.

Solides compétences en mathématiques avec la capacité de repérer les erreurs numériques, de tenir un budget et de suivre les dépenses.

Compétences informatiques avancées, y compris la maîtrise de Microsoft Excel et de Word.

Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps et des priorités ; bonne performance sous pression et respect des délais et des objectifs.

Flexibilité pour travailler de manière indépendante dans un environnement très dynamique.

Courtoisie et professionnalisme, respect de toutes les cultures et engagement en faveur de la justice sociale et des droits humains.



Salaire:
À partir de 45 000 CAD, selon l'expérience.


**********************



Administrative Assistant, Programs



The Administrative Assistant, Programs is responsible for providing general administrative support to the RRG Regional Programs (Asia, Africa, and Latin America), under the supervision of the Senior Manager, Programs & SRM, and in coordination with the regional associates. The Administrative Assistant will also provide specific support to other programs as described below. By providing administrative support to these teams, the Programs Administrative Assistant will play a fundamental role in the success of the programmatic strategies developed at the country, regional, and global levels with the RRI Partners and Collaborators.

The Administrative Assistant will help ensure compliance with institutional administrative procedures and help standardize the organization’s contracting processes. The ideal candidate will be detail-oriented, flexible and enjoy working in a dynamic environment. A commitment to teamwork, communication, problem-solving, and social justice is essential, as the Program Administrative Assistant will work with multiple program teams within RRG. The Programs Administrative Assistant should have intercultural understanding and sensitivity to the fact that our processes involve people from multiple cultures, positionalities, and across the ‘digital divide’ from Africa, Asia, and Latin America.


This is a full-time position based in Washington, DC, USA or Montreal, Quebec, Canada.






Applicants for the Montreal location should apply to this offer. To apply for the Washington, DC location, please visit:

https://apply.workable.com/j/CBB424CA8C






Applications will be accepted immediately and interviews conducted on a rolling basis.



Primary Responsibilities



1. Regional Contracts:
Support the regional teams in administrative duties for effective and streamlined development, implementation, and monitoring of contracts (60% of time divided equally between Asia, Africa, Latin America):


Prepare and format draft contracts and budgets following concept note approval.

Assist in preparing required documents used in the contracting process such as procurement documentation, customized reporting templates, and task orders for translation requests.

Build and maintain standardized contract tracking dashboards for each team. Input contract details and due dates and track progress on deliverables, payments, and budgets in these dashboards.

Assist in the preparation of contract payment requests that include accurate budget codes and required supporting documents.

Liaise with the Finance & Administration team to follow up on payments and resolve issues. Share payment details with payees and ensure receipt of payment is documented.

Implement a streamlined system for organizing and archiving documents and important communications for contracts in SharePoint. Use this system to track and file contract documents such as financial reports, audits, due diligence forms, consultant invoices and receipts. As requested, review these files for errors and compliance with RRG contracting policies.

Proactively inform of and help resolve potential difficulties in contracting and payment processes to improve efficiency.

Assist in the drafting and development of templates or training materials for RRI collaborators.



2. Other Regional Support (10% of time)



Provide backup during regional associates’ temporary absences

Provide logistical support for major regional and global meetings (travel, event planning, and virtual meetings) in close coordination of the associates, who have the primary responsibility for event logistics.

As needed, coordinate program meetings, including taking and circulating meeting notes.

Translate documents and/or short texts using translation software and edit as necessary per language ability.



3. Support to other RRG Programs (30% of time)



Prepare drafts of contracts following concept note approval.


Format project budgets and concept notes to be utilized in contracting.

Build contract tracking dashboards.

Share information on best practices for contract management.



Qualifications:



Bachelor’s degree in administration or related field.

1-2 years of work experience as an administrative assistant or similar role and an interest in non-profit sector work that involves contracting, program finance, and logistical coordination.

Excellent oral and written communication skills in English. Advanced written French and/or Spanish proficiency is strongly preferred. Any familiarity with Indonesian, Portuguese, or Swahili would be a plus.

Strong math skills with the ability to spot numerical errors, maintain budgets and track expenses.

Advanced computer skills including proficiency in Microsoft Excel and Word.

Excellent organizational and time-management skills with the ability to prioritize competing demands and projects in both short and long term; performs well under pressure and meet deadlines and objectives.

Flexibility to work independently in a highly dynamic environment.

Courteous and professional manner, with respect for all cultures and a commitment to social justice and human rights.


Salary:
Starting at 45,000 CAD, based on experience



Benefits


Rights and Resources Group (RRG) recognizes the value of benefits to employees and their families. We take great pride in offering our dedicated and committed employees a competitive benefits package. Our comprehensive benefit programs provide you with a reliable, effective, and affordable array of choices that will meet your needs and those of your family.


Medical, dental, and vision insurance; dependents and domestic partners eligible

100% coverage of employee premiums for the following: short-term/long-term disability insurance, life insurance, travel insurance, and the employee assistant program

If eligible, 401(k) retirement plan (US) or Voluntary Retirement Savings Plan (Canada) with employer match

25+ days of leave annually, in addition to paid holidays

Flextime and teleworking options

Tuition reimbursement up to $1,500 per year after 1 full year of employment

Dynamic growth opportunities with merit-based promotion philosophy


****************


Avantages sociaux :


Le Groupe des droits et ressources reconnaît la valeur des avantages sociaux pour nos employés et leurs familles. Nous sommes très fiers de proposer à nos employés dévoués et engagés un ensemble d’avantages sociaux compétitif. Notre régime d’avantages sociaux exhaustif vous offre un éventail de choix fiables, efficaces, et abordables qui répondent à vos besoins et à ceux de votre famille.


Assurance-maladie complémentaire, assurance dentaire ; avec éligibilité du/de la conjoint(e) ou partenaire et des enfants

100% prise en charge des primes suivantes : assurance invalidité de courte et de longue durée, assurance vie, assurance voyage et programme d'aide au personnel

Plan de retraite 401(k) (US) ou régime volontaire d'épargne-retraite (Canada) avec contrepartie de l'employeur pour les employés admissibles

25+ jours de congés payés par an, en plus des jours fériés

Options pour des horaires de travail flexibles et le télétravail

Remboursement des frais de scolarité jusqu'à $1500 par an après une année complète d'emploi

Opportunités de croissance dynamique avec une philosophie de promotion basée sur le mérite



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